發(fā)布時(shí)間：2013-07-19 09:16:14
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何為公文筐測評
公文筐測評也稱(chēng)文件處理測試、籃中訓練法（In-basket），是評價(jià)中心技術(shù)中最常用的技術(shù)之一。具體是指在人才選拔面試環(huán)節，為被評價(jià)者模擬一個(gè)該職位的正常工作場(chǎng)景，即提供一批該崗位經(jīng)常需要處理的文件，要求被評價(jià)者以假定的崗位身份，在規定條件下完成指定文件的處理，并且以書(shū)面或口頭的方式解釋說(shuō)明處理理由，做出一個(gè)公文處理報告。規定的條件一般是假設的比較緊迫、獨立、困難的條件，比如要求在2小時(shí)的緊張時(shí)間內處理30份文件，且提供信息有限，獨立無(wú)援，工作環(huán)境陌生。測評一般會(huì )有2-3名主考官旁觀(guān)測試全程，評閱其文件批復和工作小結。如果主考官還想深入了解其中某些內容，還可以再進(jìn)一步與被測試者約談個(gè)別題目?jì)热�，之后主考官對被測試者的各項能力素質(zhì)給予評分，并做出總體結論和建議。
在國外，公文筐測評用于政府機構公務(wù)人員、工商企業(yè)中高級管理人員的招聘篩選已有近60年的歷史了。二戰前后這種人才測評技術(shù)就已經(jīng)被德國、英國、美國、澳大利亞和加拿大等國開(kāi)始用于中高級軍事人才的選拔。后來(lái)英國率先將其應用于非軍事目的，逐步改良使其適于公務(wù)員行政管理才能的衡量測評。而今，在西方國家公文筐測評已經(jīng)發(fā)展成最為流行的一種人事測評方法之一。而這項技術(shù)在中國，也已開(kāi)始應用在國家黨政機關(guān)公務(wù)人員、企業(yè)管理人員的招聘、選拔中，但總體而言，仍處于試驗期，存在應用技術(shù)研究薄弱、應用實(shí)踐案例缺乏、情景模擬效果不佳等問(wèn)題，有待進(jìn)一步的研究發(fā)展、實(shí)踐完善和推廣應用。
要保證測評過(guò)程的有效性，首先就要對所評測職位的工作職責作清晰的界定，這也是公文筐測評設計的出發(fā)點(diǎn)；其次要對該崗位所需能力素質(zhì)進(jìn)行分析；然后是進(jìn)行測評試題的設計；做好這些之后才能實(shí)施測評。下面我們將根據一個(gè)公司的招聘案例，談?wù)劰目饻y評通常都可以測評哪些能力素質(zhì)以及測評試題如何設計。
公文筐測試能考察哪些能力素質(zhì)
北京大誠國際工程公司（化名）欲招聘一名綜合管理部分管人力資源的副經(jīng)理，按照公司的招聘制度，需要經(jīng)過(guò)“四筆三面”的多個(gè)測評環(huán)節，其中就選擇了公文筐測評環(huán)節對應聘者進(jìn)行甄別篩選。那么該公司希望用公文筐測評考察應聘者的哪些素質(zhì)呢？
通過(guò)工作分析和能力素質(zhì)模型的建立，可以確定公文筐測評的要素方向，需要測評哪些能力要素，各種要素應占多大權重等。經(jīng)過(guò)分析，大誠公司測評綜合管理部副經(jīng)理崗位候選人所需的能力素質(zhì)及其描述和權重如下頁(yè)表格所示。
由于公文筐測評是情景模擬測試，通常來(lái)說(shuō)通過(guò)測評可以比較容易地看出應聘者處理實(shí)際問(wèn)題的能力、分析能力、決策能力、規劃能力、組織協(xié)調能力、表達溝通能力以及創(chuàng )新能力等，尤其是實(shí)戰經(jīng)驗和應急能力會(huì )在整個(gè)測評過(guò)程中一覽無(wú)余。比如，待處理公文中有輕重緩急、處理權限之分，有的必須馬上處理，有的必須請示上級，有的可以批轉給下級，有的需要批復后跟進(jìn)落實(shí)，有的完成期限較靠后，可以暫緩處理，但牽扯多個(gè)部門(mén)的需要綜合考慮其他部門(mén)的工作配合。從測試的情況看，大多數應聘者接到測評公文后會(huì )感到巨大的壓力和困難。有的應聘者手腳忙亂、焦頭爛額，整理不出頭緒，干脆退出；有的明顯經(jīng)驗不足，舉棋不定，躊躇徘徊不知從何處下手；有的只說(shuō)出了問(wèn)題但點(diǎn)到為止，拿不出措施，點(diǎn)不到問(wèn)題關(guān)鍵，解決不了問(wèn)題；有的鎮定自若，舉重若輕，快刀斬亂麻，應付自如，表現出較好的管理才能。
怎樣設計公文筐測評試題
明確了我們所需要測評的能力要素以及能力素質(zhì)的表現特征之后，就可以開(kāi)始進(jìn)行公文筐測試試題的設計了。一般可以按照以下幾個(gè)步驟進(jìn)行。
測試問(wèn)題的設計
公文筐測試試題設計首先是設置測試的主題方向，在進(jìn)行設計之前需建立一個(gè)多項細目表，以整體勾畫(huà)出公文筐測試的主題設計思路。一般來(lái)說(shuō)，在多項細目表中，必須考慮到公文的重要性、緊迫性，公文的形式、內容，公文所涉及的要素等多項指標。
大誠公司招聘的這個(gè)職位，重點(diǎn)測試其對人力資源管理和綜合事務(wù)的處理能力，所測試的主題有以下八個(gè)方面。
1. 人力資源管理制度設計與運行中常見(jiàn)的問(wèn)題與對策；
2. 辦公文秘日常管理活動(dòng)中常見(jiàn)的典型問(wèn)題及解決方法；
3. 在員工招聘中可能出現的問(wèn)題及解決方法；
4. 在員工培訓與職業(yè)技能開(kāi)發(fā)中遇到的典型問(wèn)題及處理；
5. 員工績(jì)效管理體系設計與實(shí)際運行中的問(wèn)題與對策；
6. 員工薪酬管理體系設計與實(shí)際運行中的問(wèn)題與對策；
7. 員工勞動(dòng)關(guān)系的確立、解除、終止中的問(wèn)題與對策；
8. 因勞動(dòng)關(guān)系引發(fā)的重大突發(fā)群體性事件或個(gè)案處理。
公文收集
圍繞著(zhù)測試主題，測評設計者可以到相關(guān)部門(mén)為每一個(gè)課題主題收集典型公文、典型事件。在公文的收集過(guò)程中，需要注意四個(gè)方面：
一是注意與測試主題的符合性，一定要緊扣測試主題來(lái)設計相應的問(wèn)題。比如可以涉及人事資金調配、目標溝通、信息統計和審查、合同條款審查、流程優(yōu)化、制度執行、突發(fā)事件處理等諸多日常管理方面。
二是公文的形式要盡量多樣性，例如法規性公文、指揮性公文、知照性公文、報請性公文、記錄性公文等，或者電話(huà)記錄、上級指示、商務(wù)信函、電子郵件、客戶(hù)投訴記錄、合理化建議、財務(wù)報表等多種形式，一定要根據被測試者崗位經(jīng)常會(huì )遇到的各種典型問(wèn)題和難題而設計。
三是注意每一主題公文的數量比重，以免考察偏頗。
四是注意設置測試問(wèn)題的難度輕重，不能過(guò)于刁難，也不能太容易，要根據實(shí)際工作中可能會(huì )出現的難題來(lái)設計。
測試卷設計
測試卷包括情境導引語(yǔ)、測試要求、答題紙等。大誠公司該職位的公文筐測試卷如下：
其中需要處理的一個(gè)公文為一封下屬發(fā)來(lái)的郵件，示例如下：
××經(jīng)理：
您好！最近我在工作中遇到了一個(gè)麻煩。上次我與我的兩位得力助手共同成功地完成了一項您交給的重大項目后，您在對我們的工作進(jìn)行評價(jià)時(shí)，僅僅肯定了我的貢獻，并給予我一個(gè)出國培訓的機會(huì )。在我出國回來(lái)后的最近一段時(shí)間里，這兩位助手和我的關(guān)系就變得微妙起來(lái)，工作的開(kāi)展也明顯受到影響。這樣拖下去肯定不是一個(gè)辦法。您看我該怎樣處理這個(gè)問(wèn)題？
評分標準的確定
為了減少主考官主觀(guān)因素的影響，盡量使評分標準做到客觀(guān)、詳細�？梢愿鶕_定的測驗內容，設定相應的評分標準。大誠公司的評分標準分為優(yōu)、良、中、差四級。例如綜合分析能力的評價(jià)等級及釋義為：
優(yōu)：能夠準確認識到公文之間有無(wú)聯(lián)系，并能根據公文之間的聯(lián)系來(lái)處理問(wèn)題。
良：能夠較為準確認識到公文之間有無(wú)聯(lián)系，并能根據公文之間的聯(lián)系來(lái)處理問(wèn)題。
中：能準確認識到公文之間有一定的聯(lián)系，但不能根據公文之間的聯(lián)系來(lái)處理問(wèn)題。
差：不能夠認識到公文之間的聯(lián)系，也不能根據公文之間的聯(lián)系來(lái)處理問(wèn)題。
上述案例是一個(gè)完整的用公文筐法測評能力素質(zhì)的過(guò)程，運用該方法評測的能力維度較多，一般適用于高級管理或技術(shù)人員的測評，測評試題的設計和評測過(guò)程是最為關(guān)鍵的環(huán)節，必須基于主考官對該職位崗位職責及能力模型的充分了解和認知，以及測評主考官對測評過(guò)程的精確把握，才能保證測評過(guò)程和結果的有效性。
答題提示：今天是2012年3月20日，恭喜你成功獲得機會(huì )在從現在開(kāi)始的2小時(shí)內擔任A公司綜合管理部的副經(jīng)理，請在此期間準確履行該崗位的工作職責，處理相關(guān)文件，協(xié)調相關(guān)工作，提出工作改善建議。
由于該部門(mén)正職田經(jīng)理今日因公外出，他已授權在他外出的兩小時(shí)內由你暫時(shí)代理本部門(mén)工作。A公司是一家國有控股的工程有限公司，其綜合管理部主要承擔著(zhù)在京集團總部的包括行政后勤、辦公文秘、人力資源和社保福利、工程資質(zhì)、黨群和企業(yè)文化等綜合管理職責。
現在是上午9點(diǎn)鐘上班開(kāi)始，下屬已將你今日需要處理的文件整理好放在了辦公臺面上。文件的順序是隨機排列的，其先后順序沒(méi)有任何意義，你需要自己去排序處理。你必須在兩小時(shí)內閱完所有30份文件并作出批示。并且在這兩小時(shí)里，你可能會(huì )隨時(shí)被來(lái)訪(fǎng)人員和審批事項所打斷。另外由于其他中層干部都正在一個(gè)重要會(huì )議中而不能被打擾，你無(wú)法征詢(xún)其他部門(mén)的意見(jiàn)，所以，需要你以文件批復、工作備忘錄、便條、溝通郵件、請示報告等形式將所有文件所有事項的處理意見(jiàn)、建議和落實(shí)措施以書(shū)面形式做出，最后交給下屬辦理。
兩小時(shí)結束后，請你用一小時(shí)時(shí)間撰寫(xiě)一份工作小結對各項事務(wù)的處理理由進(jìn)行闡述。好了，可以開(kāi)始工作了，祝你一切順利。