發(fā)布時(shí)間：2012-09-04 14:31:54
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對于當前的國內企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要較長(cháng)時(shí)間面臨的一個(gè)現實(shí)就是宏觀(guān)經(jīng)濟由高速增長(cháng)轉向中速增長(cháng)。受此影響，絕大多數的規模企業(yè)都面臨著(zhù)降低增長(cháng)速度的困境，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)層面臨著(zhù)在降低發(fā)展速度的同時(shí)持續的為股東提供更高利潤的壓力，同時(shí)企業(yè)基于高速增長(cháng)背景構建起來(lái)的組織在規模上也顯示出與業(yè)務(wù)發(fā)展的不匹配。在這種背景下，規模企業(yè)不得不進(jìn)行機構的瘦身，不得不進(jìn)行裁員或者人員的優(yōu)化。和企業(yè)內直接創(chuàng )造價(jià)值的業(yè)務(wù)人員相比，職能人員由于在價(jià)值創(chuàng )造中處于輔助地位，往往是企業(yè)進(jìn)行人員優(yōu)化時(shí)的首選。但據筆者了解，很多企業(yè)在進(jìn)行職能人員優(yōu)化時(shí)并不理想。如何有效實(shí)施職能人員的優(yōu)化，是當前背景下企業(yè)的經(jīng)營(yíng)層、企業(yè)的HR部門(mén)最關(guān)注的問(wèn)題，也是企業(yè)降低人力成本、實(shí)現企業(yè)組織效能提升的關(guān)鍵和重點(diǎn)。
A企業(yè)是國內華南地區一家著(zhù)名的企業(yè)，該企業(yè)的CEO王總近期曾非�？鄲�。一方面，受宏觀(guān)環(huán)境影響，行業(yè)的增長(cháng)陷入了停滯，行業(yè)里絕大多數的規模企業(yè)在銷(xiāo)售收入的增長(cháng)上都陷入了停止，A企業(yè)作為行業(yè)領(lǐng)先者在最近的季度內也僅實(shí)現了微弱的增長(cháng)，要提升企業(yè)的盈利能力，必須進(jìn)行節流，向管理要效益。另一方面，A企業(yè)里的員工普遍處于“忙、盲、�！钡墓脂F狀：天天都在忙，忙表格、忙作業(yè)，忙很多管理上的瑣碎活動(dòng)，但卻沒(méi)有時(shí)間關(guān)心客戶(hù)、沒(méi)有時(shí)間關(guān)心業(yè)務(wù)；數據越來(lái)越多，部門(mén)間的協(xié)同行為越來(lái)越多，企劃的流程越來(lái)越長(cháng)，流程所花費的時(shí)間越來(lái)越多，但業(yè)務(wù)運作效率卻越來(lái)越低，部門(mén)間的溝通和配合越來(lái)越差。恰在此時(shí)，A企業(yè)聘請的外部管理顧問(wèn)提供的研究資料顯示，A企業(yè)的人均營(yíng)業(yè)收入、人均稅前利潤遠低于競爭對手，人力資本投資回報率迅速下滑，管理類(lèi)、行政后勤類(lèi)及專(zhuān)業(yè)類(lèi)人員嚴重冗員，總結起來(lái)A企業(yè)的組織效能明顯的低于競爭對手。王總覺(jué)得必須對企業(yè)迅速進(jìn)行瘦身，必須進(jìn)行職能人員的優(yōu)化。
通常情況下，企業(yè)進(jìn)行人員優(yōu)化需要從企業(yè)的業(yè)務(wù)戰略、管控模式、業(yè)務(wù)模式、內部流程、信息管理系統、人員素質(zhì)等因素上全方位考慮，進(jìn)行根本的解決；但A企業(yè)面臨的現實(shí)處境決定了A企業(yè)必須在短時(shí)時(shí)間內采取行動(dòng)，解決眼前問(wèn)題。也就是說(shuō)，A企業(yè)的這種優(yōu)化是基于A(yíng)企業(yè)當時(shí)的管理現狀進(jìn)行的。
這樣的一種背景下，使得A企業(yè)的人員優(yōu)化工作具有特殊性。外部顧問(wèn)認為，A企業(yè)要做好這項工作，核心的工作主要有四項。一是，明確各崗位的有效工作，解決整體的工作量問(wèn)題；一是明確各崗位的有效工作量分配，解決合理分工問(wèn)題；一是，明確各崗位人員的配置問(wèn)題，實(shí)現人員與崗位的最佳匹配問(wèn)題；一是，如何實(shí)現優(yōu)化人員的安置問(wèn)題。
為了明確各崗位的有效工作量，A企業(yè)對全體職能人員發(fā)放了工作調查問(wèn)卷，對日常性工作、階段性工作、臨時(shí)性工作等各項工作的頻次和花費時(shí)間進(jìn)行了調研；A企業(yè)還推行了職能人員每天寫(xiě)工作日志的做法，通過(guò)持續的工作日志以了解職能人員工作的實(shí)際情況。但當A企業(yè)的人力資源部門(mén)將工作調查問(wèn)卷和工作日志，收集齊了統計之后發(fā)現，A企業(yè)職能人員提供的工作調查問(wèn)卷存在著(zhù)明顯的水分，一方面在于員工對每項工作花費的時(shí)間是一種估計所以存在誤差，一方面部分員工清楚A企業(yè)的目的而對自己的工作進(jìn)行了夸大。A企業(yè)的人力資源部門(mén)人員立刻陷入了困境。
外部顧問(wèn)經(jīng)過(guò)分析后認為，A企業(yè)在推行工作量分析時(shí)需要增加兩項工作。一是針對各個(gè)崗位制定崗位工作標準，明確崗位各項職責的流程，以及流程的標準時(shí)間，這種標準時(shí)間在參考崗位人員提供的工作日志、調查問(wèn)卷，進(jìn)行必要的觀(guān)察和數理統計分析，再通過(guò)崗位的直接上級、崗位任職者、崗位內部客戶(hù)經(jīng)過(guò)研討后得出的。另一方面，為避免崗位職責的混亂，用RASIC模型、職責地圖等專(zhuān)業(yè)的工具梳理現有各崗位的職責，并優(yōu)化各崗位職責，避免了職責重疊、缺失、錯位、不清晰等不合理現象的發(fā)生。
在外部顧問(wèn)的輔導下，A企業(yè)的人力資源部順利的推行了工作量分析，明確了A企業(yè)各崗位人員的有效工作量，并根據有效工作量進(jìn)行了微觀(guān)定編。通過(guò)這種方式，A企業(yè)的職能人員的整體編制減少了15%.
在人崗匹配問(wèn)題上，A企業(yè)的人力資源部也走過(guò)彎路。A企業(yè)人力資源部最初針對各個(gè)崗位開(kāi)發(fā)能力素質(zhì)模型和測評工具，但由于A(yíng)企業(yè)經(jīng)驗的不足和工作量過(guò)大而導致進(jìn)度緩慢、停滯不前。外部顧問(wèn)認為，A企業(yè)僅需考慮通用素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)序列素質(zhì)，以保證此項工作的效率，并提供了咨詢(xún)公司豐富的數據庫和開(kāi)發(fā)經(jīng)驗，針對序列設計了測評量表，并在測評上采用了360度考評法，在外部顧問(wèn)的輔導下，A企業(yè)通過(guò)簡(jiǎn)單、有效的方法順利的進(jìn)行了人崗匹配工作。
但A企業(yè)是一家具有30多年歷史的大型企業(yè)，長(cháng)期以來(lái)員工穩定，A企業(yè)員工之間非常重視感情。在優(yōu)化人員的安置問(wèn)題上，A企業(yè)支持企業(yè)本部的職能人員向異地外派機構進(jìn)行工作調動(dòng)，A企業(yè)支持符合業(yè)務(wù)部門(mén)崗位要求的員工去業(yè)務(wù)部門(mén)等，通過(guò)這些措施，A企業(yè)實(shí)現了人力資源的最大化利用。
A企業(yè)的職能人員優(yōu)化工作，雖然過(guò)程中經(jīng)歷了挫折，但在外部顧問(wèn)的輔導下，最終取得了成功。A企業(yè)之所以能夠取得成功，除了上述原因外，實(shí)踐中還注意了以下幾點(diǎn)：
A企業(yè)在做職能人員優(yōu)化時(shí)采用了高度保密的方式，并通過(guò)人力資源崗位管理的四定（定責、定崗、定編、定員）工作來(lái)系統的進(jìn)行。由于保密工作做得好，項目進(jìn)行過(guò)程中，A企業(yè)員工的情緒比較穩定，組織整體上沒(méi)有出現明顯的負面情緒。另外，通過(guò)崗位管理的四定工作，提升了崗位管理水平，A企業(yè)的員工普遍反映這項工作是有意義的工作，為他們的工作帶來(lái)了好處，工作得到了員工的支持。
A企業(yè)大膽借助外腦，克服了自身單獨做這項工作時(shí)的經(jīng)驗和方法不足問(wèn)題。外部咨詢(xún)機構往往在人員優(yōu)化方面有長(cháng)期的實(shí)戰經(jīng)驗，有專(zhuān)業(yè)化的工具，有豐富的數據庫資源，可以解決工作過(guò)程中的各種障礙和問(wèn)題。企業(yè)如果獨立開(kāi)展此項工作，實(shí)踐中不僅比較容易出現經(jīng)驗和方法上的問(wèn)題，也容易由于內部人員的身份問(wèn)題而帶來(lái)員工的不信任。
充足的數據收集和分析工作。四定工作是項專(zhuān)業(yè)工作，更是一項體力活。需要系統的收集各個(gè)崗位的工作數據，并進(jìn)行大量的數據分析，工作過(guò)程是枯燥的，但嚴謹的做好數據工作往往是微觀(guān)定編成功的保障。
對比標桿，學(xué)習標桿，而不迷信標桿、套用標桿。A企業(yè)在崗位的分工、設置時(shí)，參考了標桿企業(yè)的優(yōu)秀做法；在職能人員定編時(shí)，參照了外部標桿、內部標桿，厘清了差距，規劃了節奏；定員環(huán)節、人員安置環(huán)節也都參考了其他優(yōu)秀企業(yè)的做法，對項目的成功起到了促進(jìn)作用。